Lorsqu’une entreprise doit prendre la décision d’installer une solution de logiciel de paie, elle doit s’assurer d’avoir vérifié plusieurs points essentiels dans son organisation et ses besoins.
Faut-il gérer la solution de paie en interne ou en externe ?
Cette première interrogation doit-être transversale à l’ensemble des services. L’externalisation du processus de paie peut se révéler intéressante lorsque l’entrepreneur craint les erreurs et de ne pas avoir les compétences nécessaires.
Cependant, une autre question s’impose, celle de la confidentialité des données et de la gestion que l’entreprise souhaite en faire.
Combien de temps consacre-t-on à l’établissement des fiches de paie ?
Une question simple et pourtant fondamentale dans les décisions qui seront prises dans le déploiement d’un logiciel de paie. Combien d’heures passées pour :
- réunir les informations concernant chacun des employés
- compile ces informations
- les transmettre les cas échéants à un prestataire extérieur ou le gérer en interne ?
Qui gère la gestion de la paie ?
Le temps consacré à la création des bulletins de paie dépend totalement du niveau des compétences et des capacités, tant du point de vue légal que technique, des collaborateurs chargés de cette mission au sein de l’entreprise. Et ces personnes s’en occupent-elles de manière exclusive ou en plus de leurs autres tâches au sein de la société ?
Une gestion automatisée par un logiciel de paie peut avoir des conséquences dans l’organisation de l’entreprise, en particulier dans le service en charge des ressources humaines, et peut éventuellement entraîner le retrait d’un poste.
Quel est le coût de la gestion de la paie à l’heure actuelle ?
Il faut être en mesure, afin de répondre à la question de l’installation d’une nouvelle solution de paie, d’avoir des points de comparaison en termes de coût. Si votre entreprise éprouve des difficultés à estimer combien elle dépense pour cette tâche, en incluant l’ensemble des dépenses qui y sont consacrées, y compris les frais cachés, cela peut être le signe que votre système actuel n’est pas optimisé. Ne pas oublier que les erreurs dans la gestion des calculs des fiches de paie peuvent coûter extrêmement cher.
La solution logicielle est-elle adaptée à l’entreprise ?
En effet, selon la nature de votre activité, de la taille de l’entreprise, de la complexité des calculs à effectuer (ou de leur simplicité), les besoins en solution paie peuvent être plus ou moins importants. Il est impératif de garder à l’esprit la manière dont l’entreprise risque d’évoluer, de progresser et de se développer.
La décision concernant le choix d’un logiciel de paie n’est pas forcément facile à prendre ; il est nécessaire de consulter l’ensemble des services et des partenaires de l’entreprise.
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