L’intégration du RGPD dans les logiciels Sage

Comment comprendre l’application du RGPD au sein des logiciels au sein des logiciels Sage ?

Il faut avant tout s’appliquer à mieux appréhender les deux éléments qui vont devoir s’imbriquer ensemble, et ce qui a été adapté ou modifié dans Sage afin de s’assurer une parfaite compatibilité entre la législation et les logiciels.

Le RGPD (Règlement Général de la Protection des données) a été mis en place le 25 mai 2018, avec pour objectif de définir les règles permettant de protéger les données personnes des personnes physiques. Cela dans le but d’éviter les possibles dérives dans le traitement des informations et de s’assurer du consentement des personnes et de la protection des informations les concernant.

Le renforcement de la sécurité des mots de passe

Afin de mettre en conformité ses logiciels avec la nouvelle réglementation, Sage a effectué un renforcement de la sécurité dans les mots de passe et leur gestion. Il s’agit d’un point essentiel afin de protéger les données des personnes concernées dans l’entreprise.

Lors de la création d’une société, l’intégralité des options de stratégies de sécurité sont cochés dans le menu des paramètres de sécurité. Elles intègrent également une option de gestion des mots de passe fort qui sont donc composés d’au moins huit caractères, incluant des lettres majuscules et minuscules, ainsi que des symboles et des chiffres.

Par exemple, un mot de passe tel que HdZda778!$E4 comporte 12 caractères et alterne lettres de différentes tailles, majuscules et minuscules, des chiffres ainsi que les symboles du point d’exclamation et du dollar.

Il est impératif d’activer ces options manuellement dans des dossiers préexistants.

Une fois cette opération effectuée, chaque accès à l’un des produits sera soumis à la demande du mot de passe.

Le droit à la limitation du traitement

Le droit à la limitation du traitement est une autre fonctionnalité de Sage prenant en compte le RGPD.

Il s’agit d’une fonctionnalité fondamentale dans la mise en conformité avec le règlement RGPD. En effet, vous avez la possibilité de ne pas intégrer dans un envoi de mail marketing toutes les personnes qui souhaitent ne rien recevoir en activant l’option “exclure des traitements à des fins marketing” dans le fichier des personnes le souhaitant. Vous aurez un message d’alerte vous avertissant de cette restriction au moment de la création d’un mail sur Word, ce qui permet de décider d’un envoi à la personne selon le contenu du mail. L’activation de cette option a une répercussion sur tous les envois de mail via Word, que ce soit de la fiche individuelle, ou du plan des tiers sur une sélection des tiers, ou même de la liste des tiers depuis les états libres, que ce soit en comptabilité ou en gestion commerciale, mais aussi pour ce dernier type de gestion, dans l’impression des étiquettes et mailing.

Le droit à la rectification, à l’effacement et à la conservation des données personnelles

Dernier élément pour appréhender cette intégration du RGPD, le droit à la rectification, à l’effacement et à la conservation des données personnelles au sein de Sage.

Il ne s’agit pas à proprement parler d’une spécificité ou d’une nouveauté liée à Sage car le logiciel a toujours offert la possibilité, sous certaines conditions, de supprimer ou modifier les données présentes dans les fichiers d’identification.

Par exemple, si l’on souhaite effacer un compte bancaire et qu’un prélèvement est encore en cours, cette suppression ne sera pas accessible. De même, durant toute la durée du délai légal de conservation des factures, l’effacement d’un fichier client ne sera pas possible. Cependant, Sage inclut une nouveauté pour les administrateurs : supprimer les données d’une personne tout en conservant son fichier. Ainsi, un administrateur peut avoir accès dans une fiche, sous l’onglet “Fonctions”, à l’option “Effacer les données”. Attention, car une fois appliqué, vous ne pouvez pas annuler cet effacement. Seul subsiste alors le compte tiers, l’intitulé, l’abrégé et le compte collectif, qui est une simple information comptable. La fiche est disponible en lecture seule, et les données présentes ne sont donc plus modifiables. Dans ce processus, il est possible d’anonymiser les contacts et de supprimer les adresses de livraisons de ce fichier tiers.

Une fois que cette fiche est passée par ce processus, elle est clairement identifiée par une mention visible dans la barre d’état du produit et est mise automatiquement en sommeil.

Cette fonctionnalité est accessible également dans plan des tiers sur une sélection déterminée d’entre elles. Il suffit alors de les sélectionner afin qu’elles subissent le même traitement.

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