Votre logiciel relation client, ou CRM (« Customer Relationship Management » en anglais), vous est indispensable et doit donc parfaitement s’adapter à vos besoins. La bonne gestion et l’efficacité de votre entreprise dépendent aussi de cet outil. Chaque entreprise ayant ses spécificités, quelle que soit sa taille ou son domaine d’activité, il ne suffit pas de demander l’avis d’un ami ou d’un collègue. Vous devez absolument éviter de dépenser de l’argent et du temps avec un logiciel CRM inadéquat. Alors comment faire le bon choix face à tant de CRM disponibles sur le marché ?
Pour amorcer votre recherche, préparez un cahier des charges complet et détaillé. Comment ? Suivez le guide en 7 étapes.
1. Définissez vos besoins réels
Tout d’abord, déterminez les missions primordiales et les fonctionnalités du logiciel de relation client. Il est possible que vous décidiez d’opter pour un logiciel CRM déjà existant et modulable ou que vous souhaitiez faire créer un CRM totalement sur mesure. Dans les deux cas, il faut se poser les bonnes questions. Qui en aura l’usage ? Des employés sur place, en télétravail, des commerciaux en déplacement, votre réseau à travers la France ou le monde ? Faut-il rendre le CRM compatible avec d’autres logiciels déjà utilisés, comme pour la comptabilité ?
2. Recherchez l’efficacité et la facilité d’utilisation
Votre logiciel de relation client se doit d’être pratique pour tous les utilisateurs, ne sous-estimez pas son ergonomie. Il sera intégré par toute votre équipe, tous les jours, il est primordial qu’il soit agréable à utiliser et accessible à tous. S’il est trop compliqué, il faudra, en plus de sa mise en place, former longuement les employés, vous faisant perdre un temps précieux. De plus, un CRM trop complexe entraîne un risque accru d’erreurs d’utilisation, aux conséquences potentiellement graves.
3. Assurez-vous de l’accessibilité des données
Votre logiciel CRM va devenir le relais instantané d’informations entre tous vos collaborateurs ; il va synchroniser l’ensemble de votre activité et vous permettre une gestion véritablement efficace. Il est indispensable que votre CRM soit capable de transmettre sans délai vos données, factures, contrats et documents. Pas question de se trouver face à un client avec des informations erronées ou déjà obsolètes !
4. Prévoyez l’évolution de votre activité et de votre logiciel
Ne vous limitez pas, pensez déjà à l’avenir. Sans une capacité à s’adapter, votre logiciel deviendra inutilisable et vous serez forcés d’en acquérir un autre. Votre CRM doit pouvoir se développer au même rythme que votre entreprise. Et sans forcément se projeter loin dans le futur, vous n’êtes pas sans vous rendre compte, après l’installation du logiciel, que telle fonctionnalité vous manque et qu’une autre n’est pas utile voire inadaptée à vos besoins. Il s’agit de vous permettre d’ajuster cet outil à vos besoins, même après sa mise en place.
5. Décidez d’être connecté ou pas
Pour une utilisation optimale, vos collaborateurs ont peut-être besoin d’accéder aux données du logiciel à différents endroits. En déplacement, chez un client ou un fournisseur, sur un chantier, votre logiciel a-t-il aussi besoin de se déplacer ? Choisissez une totale mobilité si elle est nécessaire et veillez à rendre accessible le CRM sur tous types de supports : ordinateur, tablette ou smartphone. Quoi de plus professionnel que de pouvoir accéder à tout moment et en tout lieu à vos données ?
6. Protégez votre activité
Il est important de sécuriser l’ensemble de vos données contenues dans le CRM, de veiller à ce que rien ne puisse être compromis, détérioré ou volé par piratage. Vos clients et partenaires ont tout aussi besoin que vous d’une garantie d’échanges en toute sécurité. Ne négligez la protection de votre logiciel de relation client et de tout ce qu’il contient. Les conséquences d’un piratage ou d’un virus sont toujours préjudiciables, que ce soit en termes financiers qu’en termes de réputation pour votre entreprise. Il faut absolument se protéger, surtout si vos collaborateurs sont amenés à devoir se connecter à un réseau Wifi non sécurisé.
7. Estimez le budget d’achat du CRM
Le coût d’achat du logiciel relation client ne doit pas impacter votre activité, il faut donc déterminer le budget que vous pouvez y consacrer. Il est possible de payer mensuellement si vous ne pouvez pas le faire en une fois. Pour autant, ne soyez pas influencés par des offres avec un prix réduit les premiers mois. Faites bien le calcul sur toute la période du paiement !
Vous avez désormais toutes les clés pour réussir votre achat de logiciel de relation client. N’hésitez pas nous contacter pour en savoir plus sur le choix de votre CRM.