Le coffre-fort numérique (CFN) est une solution permettant aux entreprises de stocker des documents administratifs. Simple d’utilisation et sécurisé, cet outil est idéal pour assurer la gestion et la distribution de fiches de paie dématérialisées. Comment se présente le CFN, et quels en sont les avantages ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le coffre-fort numérique pour bulletin de paie.
Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent mettre en place des bulletins de paie électroniques sans avoir à recueillir l’accord exprès de leurs salariés. La loi précise par la même occasion que le salarié devra pouvoir consulter ses bulletins de paie numérisés via un coffre-fort numérique depuis son compte personnel d’activité (CPA) géré par la Caisse des Dépôts et Consignations et disponible pour chacun à l’adresse www.moncompteactivite.gouv.fr. Avec ces évolutions législatives s’ouvrent de nouvelles opportunités pour le service RH qui veut gagner en productivité et réduire ses coûts.
Le Coffre-fort numérique : de quoi s’agit-il ?
C’est un espace de stockage numérique sécurisé dédié à la conservation et à la diffusion de documents personnels. Il permet, comme un coffre-fort classique, de classer tous ses documents importants de manière informatisée. Son accès est limité à la personne habilitée avec des mécanismes de sécurité.
Le Coffre-Fort Numérique (CFN) permet donc de protéger l’intégrité comme la confidentialité de la documentation mise en ligne. Concrètement, nul ne peut en effet modifier ou détruire un document stocké.
Bon à savoir : tout document remis au salarié dans son coffre-fort personnel se voit préalablement certifié afin d’en avaliser la validité juridique.
Amélioration de la gestion de la paie
La gestion des fiches de paie fait partie des tâches les plus chronophages qui incombent aux services des ressources humaines. Le coffre-fort numérique présente donc l’avantage de fluidifier cet exercice souvent fastidieux. Dématérialisé, le bulletin de paie n’attend plus qu’à être édité et déposé dans l’espace numérique prévu à cet effet grâce à des logiciels dédiés comme Sage Démat RH, où le salarié le consulte en toute autonomie .
Outre ce gain de productivité, l’employeur économise sur ses frais d’impression. Il diminue aussi significativement l’usage du papier dans la lignée des objectifs de la transition écologique. Cet impact écologique réduit s’inscrit dans la démarche RSE, qui participe à l’image de marque de l’entreprise et contribue à fidéliser les effectifs.
La loi Travail facilite le recours à la dématérialisation en stipulant que les fiches de paie peuvent être émises au format numérique sans l’accord du salarié, sous réserve qu’il en soit informé. Ce dernier conserve toutefois un droit de refus.
Instauration d’une procédure pratique pour l’ensemble du personnel
Les avantages d’un coffre-fort numérique dépassent le seul employeur, car cet espace digitalisé est aussi au bénéfice des salariés. Quelques clics suffisent ainsi à accéder à tout document personnel et ce, même à distance. L’utilisateur en télétravail, en congé ou en déplacement n’a donc pas besoin de se rendre physiquement dans les locaux de l’entreprise.
Parallèlement, le CFN permet au salarié de gérer et archiver ses documents à sa guise. La centralisation des bulletins de paie sur une unique plateforme numérique lui évite également de les perdre. Les documents sont remis dans un format pérenne afin que leur accès soit garanti au fil des années.
L’employeur doit rendre disponibles les bulletins de paie pendant 50 ans minimum ou jusqu’aux 75 ans du salarié concerné.
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